Inbox management et infobésité : ma réponse à contre-courant des vérités scientifiques révélées

Une journaliste d’Atlantico m’avait posé quatre questions d’apparence anodine. Faut-il consulter ses courriels toute la journée ? Faut-il viser la boîte vide ? Faut-il écrire court ? Faut-il plusieurs adresses ? Sur chacune, la science (ou ce que la vulgarisation nous en livre, sous des titres péremptoires) avait déjà rendu son verdict : messages à heure fixe, traitement immédiat, brièveté de rigueur. Celui qui s’en écarte se sent coupable. Je le sais : je m’en écarte depuis toujours.

Car ces études mesurent des moyennes, et la vulgarisation les érige en normes. Des chercheurs établissent qu’il faut en moyenne soixante-quatre secondes pour reprendre son travail après un courriel ; le lendemain, ce chiffre devient une règle de vie pour tout le monde, y compris pour ceux qu’il ne décrit pas. J’en suis. Je travaille sur trois écrans, toutes fenêtres ouvertes, porté par le flux, et je pense mieux ainsi qu’enfermé dans une tâche unique. Il m’a fallu des années pour cesser de m’en excuser.

Je ne plaide pas pour le désordre. Je cloisonne mes univers à l’extrême (une adresse, une session de navigateur, une identité par activité), je me coupe du monde quand un texte l’exige, et je défends le courriel long quand la finesse d’une demande le réclame : à force de vanter le message peu disert, on fabrique une pensée rudimentaire. Je plaide pour autre chose, de plus simple et de plus rare : que les préconisations disent pour qui elles valent.

Près de dix ans plus tard, j’ai dû réviser ma neurologie de poche (le « cerveau droit » n’est pas ce que je croyais, et je m’en explique dans la version longue). Pas la thèse. La moyenne reste une fiction statistique, et l’on continue de tailler des costumes pour un homme qui n’existe pas.

Une moyenne n’a jamais rien prescrit à personne.

La version longue

Quatre questions et une injonction

Une journaliste d’Atlantico m’a demandé un jour de répondre à quelques questions sur la gestion de nos courriels. La réflexion m’a paru plus universelle qu’elle n’en avait l’air : l’adresse électronique est devenue la porte d’entrée chronologique de toutes nos vies numériques, et la manière dont chacun la franchit en dit long sur sa manière de penser.

L’envie de répondre longuement tient aussi à une lecture. Le 29 avril 2016, Gizmodo publiait un article au titre sans appel, How to Deal With Your Inbox, According to Science : comment traiter sa boîte de réception, selon la science. Il y était question de consulter ses messages à heures fixes, de ne jamais papillonner, de faire court. Rien de faux, dans le détail. Tout y est pourtant frappé au coin d’un bon sens qui tourne au diktat pour quiconque ne fonctionne pas comme « tout le monde » ; et ce « tout le monde » des études, on va le voir, laisse dehors une minorité bien réelle. J’en fais partie.

Mes réponses vont donc à contre-courant. Je les livre telles quelles, dans l’espoir qu’elles soient salutaires à ceux qui ne se reconnaissent pas dans les préconisations qu’on nous sert à tour de bras, sur un ton presque culpabilisant pour qui s’écarte du moule confortable de la norme ainsi proclamée.

Faut-il regarder ses courriels tout au long de la journée ?

La bonne réponse dépend de chacun de nous, et d’abord de la façon dont notre esprit traite l’information.

On sait depuis longtemps que le cerveau compte deux hémisphères, qui travaillent de concert grâce au corps calleux. On oublie plus volontiers, quand on prétend répondre à ce genre de question pour tout le monde, que nous avons des préférences cognitives, comme nous avons une main, un œil, un pied de prédilection. Béatrice Millêtre, docteur en psychologie et spécialiste des sciences cognitives, en a tiré une typologie qui m’a éclairé : d’un côté les « neurogauchers », qui raisonnent de façon séquentielle, une chose après l’autre ; de l’autre les « neurodroitiers », portés aux raisonnements globaux, voire simultanés. Les premiers, à l’en croire, sont environ sept sur dix.

Je suis des seconds. Et c’est là, pour moi, la vraie réponse à la question posée : j’ai besoin d’être littéralement sous perfusion de tous mes outils numériques à la fois, de connaître à chaque instant la masse d’information qui m’attend et, si possible, de la traiter au fil de l’eau. Concrètement, je travaille sur deux ou trois écrans haute définition couverts de fenêtres ouvertes ; et si l’on m’en privait, je me concentrerais moins bien, pas mieux.

Ma particularité tient en ceci : le temps de latence, quand je passe d’une tâche à l’autre (lire un courriel, puis revenir au texte en cours), est chez moi négligeable. Les études affirment le contraire. La plus souvent citée, conduite par des chercheurs de l’université de Loughborough au début des années 2000, chiffre à soixante-quatre secondes, en moyenne, le temps qu’il faut pour reprendre son travail au même rythme après l’interruption d’un courriel. Je ne conteste pas la mesure. Je conteste l’usage qu’on en fait : présenter comme une vérité universelle le résultat d’une étude dont vous auriez fort bien pu être l’exception. Une moyenne décrit une population ; elle ne prescrit rien à un individu. Et la confusion n’a rien d’innocent : elle installe chez ceux qui s’écartent du profil moyen une incertitude culpabilisante.

Je développe, quant à moi, une intuition de mes urgences. D’instinct, presque instantanément, je les range en priorités qui changent de minute en minute. Ce qui serait anxiogène pour un esprit séquentiel se révèle libérateur pour le mien ; disons, pour être tout à fait honnête, que cela répond à un besoin compulsif dont la satisfaction contribue fortement à mon équilibre. L’esprit séquentiel, lui, aura plutôt intérêt à adopter des stratégies de concentration, comme la technique Pomodoro, mise au point par Francesco Cirillo à la fin des années 1980 : vingt-cinq minutes sur une seule tâche, cinq minutes de pause, et l’on recommence. Il gagnera en agilité à cloisonner ses phases d’attention.

Ce n’est pas une raison pour n’écrire qu’à l’intention de la majorité. Les esprits simultanés ont tendance à se sentir incompris, voire stupides ; au point que Béatrice Millêtre leur a consacré un livre au titre éloquent, Petit guide à l’usage des gens intelligents qui ne se trouvent pas très doués. C’est en le lisant que j’ai appris, contrairement à la majeure partie de mon entourage, à assumer mon besoin de trois écrans et de ce flux continu de messages entrants : je fonctionne mieux ainsi. Depuis que je n’en doute plus, je m’épanouis dans mon travail, et j’y suis efficace. Le doute semé par toutes sortes d’articles bien-pensants sur la bonne façon de faire m’avait fait infiniment plus de tort.

Je reconnais pourtant qu’il me faut parfois me couper de la messagerie pour venir à bout de certaines tâches. J’utilise alors un petit logiciel qui bloque, le temps d’une immersion, tout ce qui pourrait l’interrompre. L’exception confirme la règle ; elle ne la renverse pas.

Faut-il ouvrir tous ses messages, jusqu’à la boîte vide ?

Il faut savoir abandonner certains courriels. En ce sens, l’apport de Gmail est précieux : en répartissant d’office les messages sous des onglets (principale, réseaux sociaux, promotions, mises à jour), il soulage le flux central de tout ce qui ne le concerne pas. Il « connaît » ces messages pour nous, dans leur immense majorité, et fait presque toujours le bon choix.

Pour les messages professionnels, la fonction « marquer comme non lu » est des plus utiles. C’est une façon de se repositionner mentalement face à un courriel dont on a survolé le contenu, pour y revenir plus tard et plus en profondeur. Car connaître le contenu d’un message n’oblige pas à le traiter. On conseille souvent de régler sur-le-champ tout courriel ouvert : je crois que c’est une erreur, et que s’imposer cette discipline peut devenir oppressant.

On peut donc conserver beaucoup de messages « non lus », pourvu qu’ils soient le fruit d’un choix conscient. Ceux qui m’inquiètent sont les autres : ceux que je n’ai ni lus ni même ouverts parce que je subis le temps qui passe et la surcharge de travail. Ceux-là, oui, sont anxiogènes. C’est l’inconnu qui sature la pensée et crée cette pesanteur sourde qui ronge la concentration. Le non-lu choisi est un signet ; le non-lu subi est une dette.

L’équilibre reste précaire, et il ne se trouve pas seul : il faut rappeler sans relâche à ses pairs et à ses collègues l’intérêt des messages courts et factuels pour tout ce qui relève des microdécisions.

Faut-il faire court ?

Brisons un mythe : il n’existe pas de règle absolue du courriel bref et percutant. Je m’agace de ce prêt-à-penser qu’on nous ressasse.

Le courriel doit être bref pour tout ce qui touche à la routine décisionnelle ; là, oui, les messages doivent être courts à l’extrême, sans fioritures. Mais il est des situations où l’effort littéraire s’impose : certaines demandes exigent de la finesse, et la subtilité se paie en détails. Que nous ayons tous des interlocuteurs paresseux ne doit pas nous en faire douter.

Un message précis et argumenté, qui ne peut pas être bref, contredira parfois l’éloge généralisé du très court. Tant pis. Il est des choses qui méritent d’être écrites avec des précautions que l’oral ne permet pas, et développées en prenant un temps qui contrevient aux règles rebattues de l’efficacité. Prendre la peine de décrire un projet, une situation, d’adopter un ton plus littéraire, peut même rassurer le destinataire : il n’aura pas à deviner les détails entre les lignes, ni à déchiffrer un style sec et sans âme.

La seule chose dont il faille s’assurer, autant que faire se peut, c’est que cette pensée écrite soit attendue : qu’elle réponde à un besoin de clarification, voire à un besoin de reconnaissance (je prends le temps de t’écrire en détail parce que tu comptes à mes yeux), et qu’elle ne soit pas ennuyeuse. Un message peut être long, détaillé, prendre son temps, et n’être pas ennuyeux ; il peut même être agréable. Mieux : un message qui ne répond pas aux canons des apôtres de la brièveté peut parfaitement s’avérer… une excellente synthèse. Tout dépend du contexte. Une pensée complexe résumée en trois pages fait un courriel « long », mais un essai très court.

À force de vanter le message peu disert, on fabrique une pensée rudimentaire ; et ce qu’expriment le plus souvent nos interlocuteurs exaspérés par la longueur, c’est leur désengagement, voire leur paresse. Qu’ils ne fassent pas douter les plus motivés et les plus scrupuleux d’entre nous : ceux-là sont peut-être prolixes à proportion de leur enthousiasme. Il faut encourager cet engouement. La bienveillance vaut souvent mieux que le culte de la brièveté performante.

Faut-il plusieurs adresses ?

Je pratique pour ma part le cloisonnement à l’extrême. J’ai plus de douze « personnalités », au sens des bureaux virtuels de mon ordinateur, pour ne jamais mélanger les univers. Quand je suis blogueur, je travaille avec tous les avatars du blogueur ; quand je travaille pour ma société, c’en est une autre série ; et quand j’échange avec ma famille, mes amis ou mes partenaires de squash, c’est encore un autre monde. Éditeur de contenus en ligne, j’ai poussé plus loin la granularité en séparant mes messageries selon l’univers médiatique où je me trouve (je n’aime pas mélanger les tâches nées de HRchannel.com avec celles qui viennent de techtoc.tv).

C’est, je peux l’affirmer, un réflexe salvateur. Pas seulement pour trier les courriels : l’adresse électronique est désormais le point d’entrée de mes présences sur les médias sociaux, dont elle recueille les alertes. J’ai donc plusieurs sessions de navigateur, une par adresse ; chacune mémorise un courriel, un compte Twitter, la page Facebook de l’une des entités que je gère. Ainsi je ne m’y perds pas.

Je suis très multitâche, mais cela ne m’empêche pas de cloisonner en grands ensembles étanches, pour éviter que ces univers numériques ne deviennent toxiques à force de s’interpénétrer. Les plus jeunes poussent la pratique très loin : l’univers vidéoludique leur a appris à multiplier les avatars. J’avoue m’inspirer d’eux, et de cette virtuose agilité transformiste qui leur permet d’essayer plusieurs manières de penser, de se construire un moi différent selon les environnements. À chaque univers son ton, son style, ses communautés et ses usages ; le courriel est pour moi la porte d’entrée de chacun, qui me permet de m’y retrouver d’un clin d’œil dans la masse des alertes.

J’irai donc jusqu’à dire que plusieurs adresses sont salutaires, et plusieurs logiciels pour les lire (Outlook au bureau, Gmail à la maison), afin de bien les séparer. Toute la dimension anxiogène d’une masse d’information tient au mélange des genres : en épargnant à notre cerveau cet effort de tri permanent, nous lui permettons de se consacrer à ce qui compte le plus. Le contenu.

Moralité

Ne vous laissez pas impressionner par les vérités normatives que révèlent toutes ces études, même animées des meilleures intentions. Leur vulgarisation commet un raccourci gênant : elle présente comme repères universels des observations comportementales et des solutions qui devraient, par définition, prendre la précaution de rappeler qu’elles ne s’appliquent pas à tous les cas. Si vous pensez en simultané, vous êtes condamné à vous sentir, le plus souvent, incompris par le reste de la population. Résistez à la norme séquentielle si elle ne vous convient pas, et acceptez votre penchant pour les approches simultanées.

Le livre de Béatrice Millêtre vous y aidera. La norme, jamais.

Post-scriptum, octobre 2026. Je dois une correction à mes lecteurs, et elle porte sur la neurologie. En 2013, une équipe de l’université de l’Utah a analysé l’imagerie cérébrale au repos de plus de mille personnes : elle n’a trouvé aucune trace d’individus « cerveau gauche » ou « cerveau droit ». Certaines fonctions se latéralisent, mais aucun hémisphère ne gouverne une personnalité. La typologie qui m’avait tant soulagé relève donc de la métaphore plus que de l’anatomie. Sur le fond, la science a fourni depuis des arguments aux deux camps. Elle a identifié des supertaskers (environ 2,5 % des personnes testées par Jason Watson et David Strayer en 2010), capables de mener de front deux tâches exigeantes sans perte de performance ; elle a aussi montré que les grands adeptes du multitâche médiatique se laissent davantage distraire que les autres, et basculent moins bien d’une tâche à l’autre. J’ignore dans quelle catégorie je tombe : je n’ai jamais passé le test, et je me méfie désormais de l’autodiagnostic flatteur. Une chose tient, en revanche, et c’était l’essentiel : la critique de la moyenne érigée en norme. Merlin Mann, qui avait lancé en 2006 la doctrine de l’Inbox Zero, a fini par reconnaître qu’on l’avait mal comprise, et qu’il ne vidait pas sa propre boîte. Même les prophètes de la méthode ont des boîtes pleines.

Sources et références

• Béatrice Millêtre, Petit guide à l’usage des gens intelligents qui ne se trouvent pas très doués, Payot, 2007 : la typologie des « neurodroitiers » et des « neurogauchers » qui sous-tend ce texte ; à lire comme une hypothèse de travail, non comme un manuel de neurologie.
• David Nield, « How to Deal With Your Inbox, According to Science », Gizmodo, 29 avril 2016 : l’article qui a déclenché ces réponses, et la meilleure synthèse des préconisations en vogue. gizmodo.com/how-to-deal-with-your-inbox-accor…
• T. Jackson, R. Dawson et D. Wilson, « Reducing the effect of email interruptions on employees », International Journal of Information Management, vol. 23, 2003, p. 55-65 : l’étude de Loughborough et ses soixante-quatre secondes de reprise.
• Kostadin Kushlev et Elizabeth W. Dunn, « Checking email less frequently reduces stress », Computers in Human Behavior, vol. 43, 2015, p. 220-228 : trois consultations par jour, moins de stress ; une moyenne de plus, et sérieuse.
• Jared A. Nielsen et al., « An Evaluation of the Left-Brain vs. Right-Brain Hypothesis with Resting State Functional Connectivity Magnetic Resonance Imaging », PLOS ONE, vol. 8, n° 8, 2013 : la fin du mythe des personnalités « cerveau droit ».
• Jason M. Watson et David L. Strayer, étude sur les supertaskers, Psychonomic Bulletin & Review, 2010 : la minorité qui mène réellement deux tâches de front.
• Eyal Ophir, Clifford Nass et Anthony D. Wagner, « Cognitive control in media multitaskers », PNAS, vol. 106, n° 37, 2009, p. 15583-15587 : le revers de la médaille, chez ceux qui se croient doués pour le multitâche.
• Todd Rose, The End of Average, HarperOne, 2016 : pourquoi l’individu moyen n’existe pas, démonstration faite sur les cockpits de l’armée de l’air américaine.